Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§
Rekisterinpitäjä
Suomen permakulttuuriyhdistys ry
Yhdistystunnus: 219.104
Osoite
Varkalahdentie 33, 09120 Karjalohja
Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Suomen permakulttuuriyhdistys ry:llä on jäsenrekisteri sekä jäsenviestintää varten perustettu sähköpostilista. Jäsenrekisteriä ja sähköpostilistaa hoitaa jäsenvastaava, yhdistyksen hallitus ja viestintään nimetyt henkilöt. Lisätietoja saat yhdistykseltä osoitteesta info [at] permakulttuuri [dot] fi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus
Jäsenrekisteriin rekisteröityjä ja jäsenten sähköpostilistan tilaajia ovat Suomen permakulttuuri ry:n hallituksen jäseniksi hyväksymät henkilöt. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.
Lisäksi Suomen permakulttuuriyhdistys ry ylläpitää yleistä sähköpostilistaa, johon voi liittyä yhdistyksen verkkosivuilta. Sähköpostilistalla välitetään tietoa yhdistyksen toimista sekä permakulttuuriin liittyvistä kirjoituksista, tutkimuksista, julkaisuista ja tapahtumista Suomessa.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:
etu- ja sukunimi (pakollinen tieto)
sähköpostiosoite (pakollinen tieto)
osoite (pakollinen tieto)
yritys (pakollinen tieto, mikäli jäsen edustaa yritystä)
puhelinnumero (vapaaehtoinen tieto)
permakulttuuriin liittyvä koulutus (pakollinen tieto)
Rekisterissä pidetään yllä myös tietoja maksetuista jäsenmaksuista.
Yleiseen sähköpostilistaan tallennetaan vain tilaajan sähköpostiosoite.
Tietojen säilytysaika
Sähköiseen jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot hyväksytyistä jäsenistä.
Sähköpostilistan tilaus pysyy voimassa niin kauan kunnes henkilö ilmoittaa haluavansa jäädä pois listalta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään suoraan tulevilta jäseniltä jäsenhakemuksen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön. Rekisteri sisältää vain käyttäjän itse itsestään antamia tietoja.
Yleinen sähköpostilista sisältää vain henkilön itsensä antaman sähköpostiosoitteen.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tietojen kokoamisessa käytetään kolmannen osapuolen Holvi Oy:n palveluja. Kirjanpitäjä Zadie Oy näkee jäsentiedot Holvista. Jäsentietoja siirretään laskutuksen yhteydessä myös Vitec Avoine Oy:n järjestelmiin (Yhdistysavain).
Jäsenrekisterin tai sähköpostilistan tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin eikä muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät sekä yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen asianmukaiselle toimimiselle.
Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.
Jäsenrekisterin käyttöoikeus on Suomen permakulttuuriyhdistys ry:n hallituksen nimeämällä jäsenvastaavalla sekä seuran puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Sähköpostilistan käyttöoikeus on jäsenvastaavalla. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Jäsenrekisterin tiedot säilytetään tietoturvallisesti.
Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.
Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla jäsenvastaavalle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa. Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla jäsenvastaavalle.
Selostetta päivitetty viimeksi 20.2.2023